Mange styremedlemmer vet at borettslaget «må ha HMS», men færre vet at ansvaret er personlig og lovpålagt. Internkontrollforskriften gjelder for borettslag og boligsameier på lik linje med virksomheter, og styret er den ansvarlige parten.
Denne guiden forklarer hva HMS og internkontroll faktisk innebærer for et borettslag i Trondheim og Stjørdal, hvilke rutiner som må dokumenteres, og hvordan en profesjonell driftsavtale gjør etterlevelsen enkel i praksis.
Hva sier internkontrollforskriften om borettslag?
Internkontrollforskriften (forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid) pålegger den som eier eller driver et bygg å arbeide systematisk med HMS. For et borettslag eller boligsameie betyr det at styret må kartlegge risiko i fellesarealene, sette i verk tiltak og dokumentere at rutinene faktisk følges.
Kravet gjelder uansett størrelse. Et lite sameie med åtte leiligheter har samme plikt som et borettslag med 200 — omfanget av dokumentasjonen skal bare stå i forhold til risikoen.
- • Skriftlige mål og ansvarsfordeling for HMS-arbeidet
- • Kartlegging av risiko i fellesarealer, tekniske rom og utearealer
- • Handlingsplan med tiltak, frist og ansvarlig person
- • Rutiner for avvikshåndtering og varsling til beboere
- • Årlig gjennomgang av at systemet virker
Styrets ansvar — hva risikerer dere?
Styret er juridisk ansvarlig for at HMS-arbeidet er på plass. Ved brann, personskade eller vannlekkasje vil forsikringsselskap, brannvesen eller Arbeidstilsynet be om internkontrolldokumentasjonen. Mangler den, kan erstatningen reduseres og styret bli holdt ansvarlig.
Styreansvar er ikke det samme som at styret må gjøre alt selv. Oppgavene kan delegeres til en profesjonell driftsleverandør — men ansvaret for at det blir gjort, og at det er dokumentert, blir liggende hos styret. Derfor er skriftlig avtale og loggførte runder så viktig.
De viktigste HMS-områdene i et borettslag
I praksis handler HMS i boligselskap om et håndterbart antall områder. Går dere systematisk gjennom disse én gang i året, dekker dere det meste av det tilsynsmyndighetene ser etter.
- • Brannsikkerhet: røykvarslere, slokkeutstyr, rømningsveier og branndører
- • Elektrisk anlegg: internkontroll el (IK-elektro) og termografering av tavler
- • Lekeplasser: årlig kontroll etter lekeplassforskriften
- • Vinterdrift: strøing og brøyting som forebygger fallskader — se guiden om snøbrøyting for borettslag
- • Takras og istapper: varsling, sperring og planlagt nedtaking
- • Renhold av fellesarealer: frie rømningsveier og sklisikre gulv, se trappevask i borettslag
- • Radon, ventilasjon og fukt i kjeller og tekniske rom
- • Kjemikalier og avfall: oppbevaring, merking og kildesortering
Slik lager dere internkontrollen — steg for steg
Et fungerende internkontrollsystem trenger ikke være tykt. Det viktigste er at det er oppdatert, kjent for styret, og at avvik faktisk lukkes.
- • 1. Kartlegg: gå en runde i bygget og noter alle risikoforhold
- • 2. Vurder: ranger etter sannsynlighet og konsekvens
- • 3. Planlegg: lag handlingsplan med tiltak, ansvarlig og frist
- • 4. Gjennomfør: utbedre og loggfør hva som er gjort
- • 5. Dokumenter: samle alt i én perm eller ett digitalt system
- • 6. Evaluer: årlig HMS-gjennomgang som protokollføres i styremøte
Hvordan en driftsavtale sikrer etterlevelse
Den vanligste årsaken til at HMS-arbeidet glipper, er ikke vond vilje — det er utskifting i styret. Når ny leder overtar, forsvinner ofte både perm og rutine. En fast driftsleverandør gir kontinuitet på tvers av styreperioder.
Med vaktmestertjenester fra Driftskompaniet følger faste kontrollrunder, digital loggføring av utført arbeid og varsling av avvik til styret. Da har dere dokumentasjonen klar den dagen noen spør, uten at et enkelt styremedlem må holde alt i hodet. Vi anbefaler at HMS-runden kobles til vedlikeholdsplanen slik at tiltak og budsjett henger sammen.
For borettslag og sameier i Trondheim, Stjørdal, Malvik og Melhus leverer vi HMS-runder som del av en samlet driftsavtale — se for borettslag og sameier for hva som inngår.